Herzlich willkommen zur redaktionellen Betreuung der IDNV
Die wichtigsten Informationen zum Aufbau und Pflege Ihrer Datenbank
finden Sie in den Einzeichnungsnormen,
die Ihnen bei Auslieferung des Pflegeprogramms IDNV Stamm mitgeliefert wurden. Dieser Bereich dient
dazu, Detailprobleme aufzugreifen und zu erläutern.
Bitte wählen Sie einen Themenbereich:
1. Einführung:
Informationen zum Grundbestand, Start mit IDNV Stamm
2.
Informationen
zur Identifikation von Datensätzen in der IDNV
3. Strategien
zur Prüfung und Korrektur des Grundbestandes
1. Informationen zur vorliegenden Datenbank
1.1. Informationen zum Start, Rückblick (Grundbestand):
Der Grundbestand in der IDNV Gesamtdatenbank enthielt alle Informationen,
die bei der Erstellung des Pflegesystems IDNV Stamm 1.0 vorlagen (bis ca. Juni 2002).
Dies umfaßte sowohl den Datenbestand des VLM als auch neu angelieferte
Firmendaten. Aus beiden Quellen wurde eine gemeinsame
Datenbank unter Nutzung von Abgleichfunktionen der IDNV generiert.
Dadurch wurde ein Optimum an Datenqualität aus den vorhandenen
Daten zusammengestellt, d.h. der mögliche Informationsgehalt
so vollständig wie möglich genutzt.
Allgemein ist die Formatierung und Strukturierung der IDNV schärfer,
also exakter als bei den meisten Quelldaten, die bei Verlagen verfügbar sind.
Entsprechend wurden die Daten von uns in die passenden Felder eingeteilt
und übernommen. Wenn jetzt noch Informationen aus einem vorhandenen System
eingespielt werden sollen, sprechen Sie uns bitte an, damit Sie dabei beraten können.
Seit dem Beginn mit dem Grundbestand hat sich viel an den Daten verändert. Hinzugekommen
sind die von den Verlagen angelieferten Änderungen, Überarbeitungen und Neumeldungen, die mit den aktuellen
Auflagen der IDNV veröffentlicht wurden.
Außerdem hat die IDNV Redaktion für eine globale Qualitätsverbesserung, beispielsweise bei den
Komponisten, gesorgt.
Zur Erläuterung und Vereinheitlichung innerhalb
Ihrer Datenbank beachten Sie bitte die redaktionellen Einzeichnungsnormen,
mit denen Sie sich vertraut machen sollten.
Zur Ihrer Unterstützung werden Schulungen
angeboten, die Ihnen die redaktionellen Aspekte genauso erklären
wie die technisch funktionellen Möglichkeiten bei der Arbeit
mit IDNV-Stamm.
1.2 Ihr Start der Datenpflege:
Wenn Sie mit der Datenpflege im IDNV System neu beginnt, finden sich durch unsere
Vorarbeit im Grundbestand für viele Verlagshäuser bereits
Daten in der IDNV Gesamtdatenbank. Diese Daten können mit IDNV
Stamm zu Beginn der Arbeiten in Ihre eigenen Datenbanken übernommen
(importiert) werden. Sie starten in diesem Fall also nicht mit
leeren "eigenen" Datenbanken bei IDNV Stamm.
Nach der Übernahme ist Ihre erste Aufgabe
zunächst, sich eine Übersicht über die vorhandenen
Daten zu verschaffen. Es gibt dann zwei Möglichkeiten:
1. Möglichkeit:
Die vorhandenen Daten sind gut und können mit leichten Korrekturen
und Ergänzungen weitergeführt werden. In diesem Fall können
Sie gleich im Kapitel 3. weiterlesen,
zuvor gibt es vielleicht noch eine weitere Überlegung zur Versorgung
von IDNV-Stamm...
a) IDNV-Stamm wird nicht über
ein vorhandenes EDV-System mit Grunddaten versorgt, in diesem Fall
kann es direkt zu Kapitel 3
weitergehen, oder...
b) IDNV-Stamm soll mit Quelldaten
von einem vorhandenen System, z.B. der Warenwirtschaft, versorgt
werden. In diesem Fall müssen Sie sich bitte mit der Identifikation
von Datensätzen vertraut machen, um bei IDNV-Stamm Datensätze
einspielen und ansteuern zu können. Lesen Sie dazu bitte weiter in Informationen
zur Identifikation von Datensätzen in der IDNV.
2. Möglichkeit:
Mittlerweile sind die wichtigsten Daten in der IDNV in einem ganz guten und vollständigen Zustand.
Auch wenn Sie erst jetzt mit der Datenpflege beginnen, ist an Ihrem Katalog wahrscheinlich einiges
durch die IDNV Redaktion überarbeitet worden. Trotzdem mag es in Einzelfällen
sinnvoll sein, besser neu zu beginnen, als die
vorhandenen Daten umzuarbeiten. Ein Neuaufbau oder Neuimport
kann allerdings auch seine Probleme haben. Daher sollten Sie uns in diesem Fall unbedingt ansprechen und
um Rat fragen. Die IDNV Redaktion hat entsprechende Erfahrung und das technische Werkzeug.
Gerne unterstützen wir Sie daher bei Ihrer Erstübernahme von Daten.
Wenn Sie es doch alleine versuchen möchten, sollten Sie auf jeden Fall über
die Identifikation von Datensätzen, die IDNV Einzeichnungsnormen
und evtl. Importfunktionen gut informiert sein. Eine entsprechende
Schulung ist ratsam.
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2. Informationen zur Identifikation
von Datensätzen im Grundbestand
2.1.
Jeder Datensatz wird in der IDNV über zwei Nummern angesprochen:
- Account (Verlagskennung)
- Ident.-Nr. (Identifikationsnummer bzw. Code,
alpha-numerisch)
Die Account Nummer wird Ihrem Verlagshaus von
der IDNV Zentralredaktion zugewiesen. Die Nummernkennungen des VLM (Verkehrsnummer)
wurden dabei (weitgehend) erhalten.
Zusätzlich dient die Ident.-Nr. zur EDV-technischen Identifikation
eines einzelnen Datensatzes. Dieser alphanumerische Code muss daher
innerhalb eines Verlages (Accounts) eindeutig und einmalig sein. Bei
der IDNV steht es Ihnen grundsätzlich frei, welchen Eintrag Sie
als Identifikationsnummer verwenden möchten. Beim Aufbau des
Grundbestandes wurde von der IDNV-Redaktion für Ihren Verlag
eine vorhandene Nummer (Verlags-Bestellnummer, ISMN oder angelieferte
Codenummer) übernommen. Kriterium dabei war, dass bei der Einspielung
der Daten möglichst keine Dubletten in Ihrem Katalog entstehen.
Dazu einige typische Fragestellungen:
2.2. Ich möchte
Abgleiche mit meiner vorhandener EDV zur IDNV durchführen.
Was muß ich beachten?
Wenn Sie Importe aus einem vorhandenen System in Ihr IDNV Pflegesystem
durchführen möchten, müssen Sie auf Konsistenz der
Nummernsysteme achten. Beim Aufbau der IDNV Datenbanken wurde für
Sie anhand der Import Ergebnisse eine passende vorhandene Nummer
als Ident.-Nr. (alphanumerischer Code) ausgewählt und vorgegeben.
Sollte diese Ident.-Nr. nicht in Ihr Schema passen, sprechen Sie
uns bitte an, damit wir eine Lösung für Sie abstimmen.
Wenn Sie ausschließlich mit Ihrem Pflegeprogramm IDNV Stamm
arbeiten, ist dies jedoch für Sie unproblematisch und Sie brauchen
dies nicht weiter zu berücksichtigen.
2.3. Was
mache ich, wenn für einzelne Datensätze die Identifikation
aus Gründen des Datenabgleichs geändert werden muß?
Die Kennungen für einen Artikeldatensatz, also Verlag und Identifikationsnummer,
können nicht mehr verändert werden, sobald der Datensatz
an die Gesamtdatenbank der IDNV gemeldet wurde. Dies gilt auch für
den vorliegenden Grundbestand. Müssen die Kennzeichen aus Abgleichgründen
trotzdem verändert werden, ist dies in Einzelfällen wie
folgt möglich:
- Generieren Sie für den alten Eintrag mit
der falschen Identifikation eine Löschmeldung.
- Duplizieren Sie den gelöschten Datensatz.
Weisen Sie diesem neuen Datensatz dann die gewünschten Identifikationsnummern
zu.
Anmerkung: Dieser Ablauf ist ab IDNV Stamm 1.1.3 in einem einzigen Arbeitsgang möglich.
Das macht die Änderung von Identifikationsnummern oder Verlagszuordnungen noch einfacher. Bitte
beachten Sie, dass die spätere Änderung von Identifikationsnummern der Artikel trotzdem
eher die Ausnahme als die Regel sein sollte.
Nach der Änderung zeigt der Sende Status des alten Eintrags den Status Löschen und
der Sendestatus des neuen Eintrages den Status Geändert. Der alte Eintrag wird nach der ersten Meldung
bei Ihnen und in der IDNV Gesamtdatenbank physikalisch gelöscht. Anschließend führen Sie eine zweite
Meldung durch, mit der Ihre neue Schlüsselung an die IDNV Gesamtdatenbank gemeldet wird. In Zukunft
kann nun der Artikel mit neuen Verlags / Ident-Nr. Kombination angesprochen
werden.
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3. Strategien zur Prüfung und Korrektur
des Grundbestandes
Nach der Übernahme
Ihres Grundbestandes in IDNV-Stamm sollten Sie zunächst einige
Routine Prüfungen und Überarbeitungen durchführen.
Bevor Sie starten, sollten Sie sich bitte
mit den redaktionellen Normen auseinandersetzen und im Idealfall
eine Schulung zur IDNV besuchen.
Wenn Sie weitere Fragen haben, die in den Unterlagen
oder auf dieser Site nicht beantwortet werden, senden Sie uns diese
bitte Ihre Frage per E-Mail zu, damit wir sie hier
für alle Teilnehmer veröffentlichen können.
3.1. Prüfung und Korrektur von Ident-Nr. Dubletten:
Dieses Problem sollte mittlerweile nur noch sehr selten vorkommen.
Wenn Sie aber neu anfagen, prüfen Sie zur Sicherheit Ihren Katalog zunächst
auf Dubletten, die evtl. durch eine doppelt vergebene Identifikationsnummer
entstanden sind.
In der Regel wurde die Quelle für die IDNV
Ident.-Nr. so gewählt, dass keine Dubletten auftreten. Bei
einigen Katalogen war dies jedoch nicht möglich, da keine entsprechende
eindeutige Referenznummer (ISMN, eindeutige Verlagsbestellnummer
etc.) zur Verfügung stand. Sollte es beim Aufbau des Grundbestandes
daher zu Dubletten in der Identifikationsnummer innerhalb Ihres
Verlages gekommen sein, wurden diese Dubletten durch den Import
nicht gelöscht, sondern durch eine entsprechende Kennung versehen:
Beispiel: Als Ident.-Nr. wurde für ein Account die Verlags-Bestellnummer
verwendet und dabei sei die Nummer "WE12345" doppelt.
Daraus entstehen zwei Einträge in der IDNV, nämlich:
WE12345 und
WE12345#1
evtl. weitere doppelte Datensätze wären entsprechend gekennzeichnet:
WE12345#2.... WE12345#3 usw.
Bitte suchen Sie bei Ihrer Korrektur mit IDNV Stamm
nach Einträgen, die entsprechende Kennungen (also #) im Feld
Ident.-Nr. haben. Sollten die Dublettendatensätze beide korrekt
sein und auch kein Abgleich mit Ihrer vorhandenen EDV notwendig
sein, so verwenden Sie einfach die Identifikationsnummer für
den Artikeldatensätze in dieser Form weiter.
Sollten es gleiche, nur doppelte Datensätze
gewesen sein, so melden Sie einfach den Eintrag mit der "#"
Ergänzung als gelöscht und korrigieren (ergänzen)
Sie ggf. den anderen Eintrag (falls dieser in einzelnen Feldern
detailliertere Informationen enthalten sollte).
3.2. Zum Start der redaktionellen Arbeit
Um die Umstellung für Sie so gering wie möglich
zu halten, wurde eine zum VLM relativ kompatible Struktur erarbeitet,
allerdings gibt es doch eine Menge Unterschiede, wenn Sie ins Detail
sehen. Wichtig ist insbesondere eine einheitliche und sinnvolle
Verwendung der angebotenen Datenfelder, ohne Informationsdubletten
und Fehler in der Reihung. Informationen zu den Feldern finden Sie in
den Einzeichnungsnormen der IDNV.
3.3 Nutzung der IDNV-Stamm Fehlermeldungen
IDNV-Stamm bietet Ihnen zwei verschiedene Formen
von Fehlermeldungen, die wertvolle Hinweise zur Prüfung der
(formalen) Richtigkeit Ihrer Daten liefern können:
1. Meldungen im Statusfeld "Fehler"
Im Statusfeld Fehler wird dynamisch für jeden
Datensatz geprüft, ob die formalen Vorgaben der IDNV eingehalten
werden. Dies dient zu Ihrer Orientierung und zur Sicherstellung
der grundlegenden Datenqualität in Ihrem Katalog.
Die Fehlermeldungen sind absichtlich relativ detailliert
gewählt, so dass Sie auch etwas damit anfangen können.
Zum Einstieg bietet es sich an, Ihren Katalog nach evtl. Fehlermeldungen
durchzusehen und diese Schritt für Schritt zu beheben.
Das Statusfeld "Fehler" wird von IDNV
Stamm an zwei Stellen angezeigt:
- In jeder Datenbankliste zu der jeweiligen Datenbank
(als Feld, also Spalte)
- Zum Artikel in der Artikelmaske (und zwar als
roter Text unten in der Statuszeile)
In der Liste können Sie wie gewohnt auch nach
dem Fehlerstatus sortieren. Dadurch ist evtl. eine Massenbearbeitung
von einigen Fehlertypen möglich (z.B. Zuweisung eines zulässigen Standard-Eintrags
für das Komponisten Pflichtfeld). Wichtige Information: Ein Datensatz
kann zur Sicherheit nur dann an die IDNV-Zentrale gemeldet werden,
wenn kein Fehlerstatus besteht. Daher ist es notwendig, alle evtl.
Fehlermeldungen vor der Neumeldung durchzugehen und zu korrigieren.
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3.4 Warn-Eintrag #F# in bestimmten
den Feldern:
Neben dem Fehlerstatus bietet IDNV-Stamm in einigen Feldern eine Warnung,
die am Vorsatz #F# erkannt werden kann. Dies sind die folgenden Felder:
- Feld Produktart / Ausgabe - Anzeige (Eingabe erfolgt im Feld
Produkt / Ausgabe (Kürzel))
- Feld Instr./Stimmen - Anzeige (Eingabe erfolgt im Feld Instr./Stimmen
(Kürzel))
Die Felder bauen auf Wertelisten auf, aus denen Kürzel (Codes) zur
Eingabe gewählt werden sollen. Ist der Code in der Wertliste enthalten,
kann die Information im Anzeigefeld in langer Form präsentiert werden,
z.B. wird dann aus dem Kürzel "V" der Eintrag "Violine" in der Anzeige.
Wenn der Warnhinweis #F# erscheint, bedeutet dies, dass zumindest
ein Eintrag innerhalb des Feldes nicht in den gültigen Codes gefunden
werden kann und damit dieser Teil nicht für die ausführliche Anzeige
interpretierbar ist.
Bitte prüfen Sie in diesen Fällen kurz, ob dies ein Falscheintrag
ist, oder ob der jeweilige Eintrag korrekt ist. Letzterer Fall ist
erlaubt, wenn beispielsweise ein Eintrag notwendig ist, der bislang
nicht in der Werteliste zur Verfügung steht. Dies könnte beispielsweise
ein neues Instrument sein, dass nicht in der Referenzliste "Instrumente"
zur Verfügung steht.
Ist das der Fall, tragen Sie bitte in das
"unbekannte" Instrument in langer, ausgeschriebener Form in das Feld ein.
Dazu ein Beispiel:
Das Notenmaterial ist für: Klavier, 2 Violinen und Schlagbohrmaschine.
Eintrag im Feld Instr./Stimmen: Klav / 2V / Schlagbohrmaschine
Anzeige
für die spätere Recherche: Klavier, Violine (2), Schlagbohrmaschine
Es gibt auch andere Fälle, in denen die Warnmeldung durch Eingabe
eines sinnvollen Eintrages, der z.Z. nicht vom System abgedeckt wird,
tolerierbar ist. In diesem Fall senden Sie uns bitte eine entsprechende
Information per Mail, damit wir das System ausbauen können.
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